Toplantı ve Görüşmelerde Zaman Yönetimi

Zaman yönetimi bir yönetici için en önemli konulardan biridir. Birçok yönetici zamanının yetmediğinden şikayet etmektedir. Oysa zamanın yetmemesi diye birşey sözkonu değildir. Sadece kötü zaman yönetimi vardır. Bu yazımızda Toplantı ve Görüşmelerde Zaman Yönetimi konusundan bahsedeceğiz.

Astlarınızla Yapacağınız Görüşmelerde Zaman Yönetimi :

• Astlarınızı, size danışacakları veya aktaracakları konuları önceden kısa notlar halinde hazırlayarak yanınıza gelmeleri için teşvik edin. Onların yapacağı bu küçük hazırlık konuyu size daha net ve açık aktarmalarım sağlar, sizin anlamanızı kolaylaştırır ve zaman kaybını önler.
• Yöneticilerin büyük çoğunluğu, yapılacak kısa konuşmalar için astlarının yanına gitmeyi, onları yanlarına çağırmaya tercih etmektedirler. Bir yönetici bunun nedenini şöyle izah etmektedir: «Astlarımın yanma gittiğimde konuşma gereksiz yere uzandığında orayı terkederek konuşmayı bitirebiliyorum
• Astlarınızın görevi olan konulan hiç bir zaman siz halletmeye çalışmayın. Onların halledebileceği konulara gereksiz yere erken müdahalede bulunmayın, bırakın problemi çözmek için uğraşsınlar, çeşitli alternatifleri denesinler, buna rağmen başaramıyorlarsa siz müdahalede bulunun astlarınıza da bu şekilde davranmaları konusunda telkinde bulunun.

Toplantılar ve Zaman Yönetimi :

• Katıldığınız toplantı sayısını en aza indirmeye çalışın. Bir toplantıyı düzenlemeden önce kendinize şu soruyu yöneltin : Bu toplantıyı niçin düzenliyoruz? Eğer bu soruya net bir cevap veremiyorsanız toplantıyı iptal edin. Eğer net bir cevap verebiliyorsanız toplantıyı o konu etrafında yürütmeye çalışın, konunun dağılmasına meydan vermeyin.
• Toplantıya katılan kişi sayısını 4—5 civarında tutmaya gayret edin. .Katılan sayısı bunun üstüne çıktığında toplantıların amacına ulaşması zorlaşmaktadır. Fakat bazı durumlarda sayıyı 4—5 rakamıyla sınırlandırmak zor olabilir. Bu durumdu şöyle bir yol izleyebilirsiniz. Toplantıda mutlaka bulunması gereken 4 veya 5 kişiyi seçin. Diğer kişilere ise toplantı öncesi toplantının amacı ve niteliği ile ilgili kısa bir not iletin. Ayrıca toplantıda alınan kararlarla ilgili kısa bir raporu da katılmayan kişilere daha sonra dağıtarak onların da bilgi sahibi olmasını sağlayın.
• Toplantı öncesi mutlaka tartışılacak konulan belirleyin ve mümkün olduğu kadar bu konuların dışına çıkmamaya çalışın. Toplantı sırasında apayrı bir sorun dile getirilebilir. Toplantının amacı olan ana sorunun yanısıra bunu da çözümlemeye çalışmayın.
• En etkili toplantılar tek bir sorunu çözümlemeye yönelik toplantılardır. Bir toplantıda ele alınabilecek sorun sayısının en fazla 3 olduğunu unutmayın.

Konsantre olmanızı engelleyen nedenler

Konsantrasyonun en büyük iki düşmanı işlerin gecikmesi nedeni ile paniğe kapılma ve ümitsizliktir. Bu iki neden kişide sabırsızlık, baskı, heyecan, kızgınlık ve korku yaratabilir. Bu da işlerin yürütülmesini son derece güçleştirir.

Bu durumun ortaya çıkmasını önlemek için :

•  Hiç bir zaman telaşa kapılmayın. Ünlü bilim adamı Thomas Edison sayısız icadına karşın ağır ve sabırlı çalışmasıyla ün yapmış bir kişi idi. Halletmeniz gereken sorunlar, yapmanız gereken işler çok acil ve fazla olsa bile bunlara düzenli, soğukkanlı bir tavırla yaklaşmanız sizi başarıya ulaştıracaktır.
• Doğabilecek problemlere karşı hazırlıklı olunuz. Zaman planlamanızı yaparken beklenmeyen durumlarla karşılaşabileceğinizi baştan kabullenip gerekli esnekliği gösteriniz. Sorunları başarıya ulaşmanız için aşmanız gereken doğal engeller olarak görünüz.
• Zayıf yönlerinizi biliniz ve üstesinden gelmeye çalışınız.

Ümitsizliği yenmenin yolları

•  Yapmanız gereken güç bir işi küçük parçalara bölünüz, her parçayı kendi içinde sırasıyla çözümlediğinizde iş kendiliğinden bitmiş olacaktır.
• İşin tamamlanması için «son bitim tarihini» mutlaka baştan saptayınız. Bu belirli bir tarih olmalıdır «mümkün olan en kısa zamanda» şeklindeki bir yaklaşım başarınızı olumsuz yönde etkileyecektir.
• Kendinizle rekabet ediniz. O gün yaptığınız işin bir önceki günden fazla olmasına gayret ediniz.

Dikkatinizi Nasıl Toplayabilirsiniz?

•  Vücudunuzun duruşu dikkatinizi toplayabilmeniz açısından büyük önem taşır. Beliniz desteklenmiş olarak dik oturmanız dikkatinizi toplamanızı kolaylaştırır. Alçak ve yumuşak, rahat koltuklar dikkatinizi toplamanızı zorlaştırır.
• Yorgunluk dikkati dağıtan diğer bir öğedir. Düşünmek vücudu yoran ağır bir faaliyettir. İşe kısa fasılalarla ara vermeniz adalelerinizi ve gözlerinizi dinlendirecek, dikkatinizi toplamanızı kolaylaştıracaktır.
• Zaman zaman derin nefes almanız beyne oksijen akımını artırarak size fayda sağlar. Bunların yanısıra psikolojik faktörler de konsantrasyonunuzu etkiler.
• İşe duyduğunuz ilgi ve merak dikkatinizi etkileyecektir. Yaptığınız iş sizi ilgilendirmiyorsa dikkatinizi toplamanız çok zordur. Bu nedenle yaptığınız işe ilgi duymaya çalışın.
• Yapılan işe aşina olmak dikkati etkileyen diğer bir husustur. Size tamamen yabancı olan bir işi yaparken dikkatinizi toplamak için daha fazla gayret sarfetmeniz gerekmektedir. Aksi takdirde hata yapma ihtimaliniz artacaktır. Sizi ilgilendirmeyen, ilginç olmayan ve yine size aşina olmayan bir işi yaparken dikkatinizi toplamak için fazladan bir gayret sarfetmeniz gerekecektir.

Bunu yapabilmek için:

• Günün hangi saatinin sizin için en verimli saat olduğunu keşfedin. Bu tip işleri bu saatlerde yapmaya çalışın.
• Bu tip işleri yaparken kağıt ve kalem kullanın. Problemi düşünürken veya konuyu okurken konuya açıklık getirmenizi sağlayacak kısa notlar alın.
• Kişiler dikkatleri dağıldığında bunu değişik belirtilerle ortaya koyarlar. Değişik hareket tarzlarına yönelirler. Örneğin sigara yakmak, çay içmek gibi. Kendinizde bunlardan birini gözlediğinizde işe kısa bir ara verin. İşten beş dakika uzaklaşmak, bir saat boyunca dikkatsiz bir çalışma yapmaktan çok daha iyidir.
• Ofis düzenini yeniden gözden geçirin. İmkan varsa masanızı yüzünüz girişe değil bir duvar veya pencereye dönük olacak şekilde yerleştirin. Buna imkan bulamıyorsanız dikkatinizi toplamanızı zorlaştıran bu tip işleri boş bir odada veya kimsenin sizi rahatsız edemeyeceği saatlerde yapmaya çalışın.