Telefon zamandan tasarruf etmemizi sağlayan, bizi birtakım yazışmalardan ve seyahatlerden kurtaran önemli bir iletişim aracıdır. Bu faydalarının yanısıra aynı zamanda kişinin işini bölen, zaman kaybettiren, konsantrasyonunu engelleyen bir araç olarak da kabul edilebilir. Etkili Telefon Görüşmesi Yöntemleri kullanan kişiler yönetimde 1 adım önde olurlar. Yanınıza gelemeyen kişiler telefonla sizi lüzumsuz yere meşgul etme, işinizi bölme imkanına sahip olabilirler.
Gereksiz konuşmalar vaktinizi alabileceği gibi hatları meşgul tutacak, dolaylı olarak şirketin işlerini de aksatabilecektir.
Bunu bir örnekle açıklamaya çalışalım :
Telefon çalar.
A — İyi günler ABC şirketi
B — Müdür Beyle görüşebilir miyim?
A — Burada yoklar efendim.
B — Ne zaman döneceği konusunda bilgi verebilir misiniz?
A — Özür dilerim bir saat veremeyeceğim, mesajınız var mı?
B — Hayır teşekkür ederim, ben tekrar ararım.
Bu telefon konuşmasıyla ulaşılan sonuç nedir? Hiç birşey. Yapılan bir araştırma telefon konuşmalarından % 60 ının arzulanan bilgiyi aktaramadığını ortaya koymuştur. Ayrıca «tekrar arayacağını» söyleyen her 10 kişiden sadece l’i bu sözünü yerine getirmektedir. Halbuki örnekte telefonu açan «A» ismini vererek karşısındaki «B» yi’de ismini vermeye teşvik edebilirdi. Böylece mesaj bırakılmasa bile müdürü döndüğünde kendisini arayan kişinin adı iletilebilirdi.
Telefon konuşması yapmadan önce aşağıdaki hususları belirlemeniz size büyük ölçüde zaman kazandıracak, telefon konuşmasının amacına ulaşmasını sağlayacaktır.
- Kiminle konuşmak istediğinizi belirleyin. Aradığınız kişiyi bulamadığınız takdirde size aynı bilgiyi verebilecek başka bir kişi olup olmadığını saptayın.
- Telefonu elinize almadan önce arayacağınız numarayı, varsa otomatik kod numarasını, bağlatmak istediğiniz servis veya departmanın numarasını bir kağıda yazın.
- Sormak istediğiniz veya söylemek istediğiniz noktaları kısaca yazın.
- Konuşma sırasında ihtiyaç duyabileceğiniz dokümanları elinizin altında bulundurun.
- Numarayı çevirin, cevap vermiyorsa 5 defadan fazla çaldırmayın.
- Konuşmak istediğiniz kişiye ulaştığınızda
– Adınızı, soyadınızı
– Amacınızı
belirtin.
– Mesajınızı verin veya sormak istediğiniz konuya değinin ve karşınızdaki kişinin mesajı aynı anlamda algılayıp algılamadığını kontrol edin. - Arzu ettiğiniz cevabı karşınızdaki anında veremiyorsa beklemek yerine ona biraz vakit tanıyın ve belli bir saatte tekrar arayacağınızı belirtin.
- Söz verdiğiniz saatte tekrar arayın.
Yapacağınız hazırlık zaman kazanmanın yanısıra otomatik konuşmalarda ve uzun mesafelerle yapacağınız konuşmalarda maliyeti de düşürecektir. Ayrıca Etkili Telefon Görüşmesi Yöntemlerini başarıyla kullanabilen yöneticiler, Zaman Yönetimi konusunda da daha iyi sonuçlar elde etme imkanına kavuşurlar.
Yorumlar kapalı.